A documentação trabalhista possui grande importância dentro de uma organização, além de estar completa, é necessário que esteja sempre em mão, pois a qualquer momento é possível ser surpreendido pela fiscalização do Ministério do Trabalho ou ter que utiliza-las para a defesa da empresa em uma reclamação trabalhista.
SAIBA A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO:
Cada funcionário de uma empresa precisa ter sua documentação organizada separadamente em arquivos. Essa simples atitude garante maior controle sobre documentos imprescindíveis e que, porventura, possam estar faltando.
Na hora de separá-los, é importante estabelecer alguns critérios de organização — que garanta que, posteriormente, ela seja respeitada e mantida. Os critérios devem ser pautados em: Padronização, responsabilidade e otimização.
- Padronização: Cada funcionário precisa ter sua pasta e arquivos, sendo necessário uma padronização na organização dos documentos. A documentação trabalhista exigida são sempre os mesmos documentos, logo, é essencial criar uma maneira de organiza-las e reproduzi-las igualmente em todos os arquivos;
- Responsabilidade: Cabe a empresa garantir que todos os documentos do funcionário sejam guardados com segurança e responsabilidade;
- Otimização: A otimização deve ser um critério indispensável na organização dos documentos trabalhistas.
Em anexo, sugerimos como a empresa deve organizar a documentação dos funcionários ativos e demitidos.
PASTA DO FUNCIONÁRIO:
- Dos Prontuários dos funcionários ativos:
Deverá ser aberta uma pasta para cada funcionário. Diariamente deverá ser efetuado o arquivo dos documentos, mantendo-o atualizado. Os documentos devem ser arquivados por ordem cronológica dos acontecimentos e tudo que diz respeito ao funcionário deverá estar em sua pasta de forma organizada e de fácil localização.
Obs. Orientamos que os documentos abaixo sejam arquivados dentro da pasta e separados por envelopes plásticos da seguinte forma:
Documentos contratuais:
- Contrato de Trabalho/experiência – Avaliação de Experiência 45 e 90 dias. (verificar se houve prorrogação e se a prorrogação foi assinada pelo empregado);
- Ficha/Livro de registro;
- Cópia da CTPS;
- Cópia do RG, CPF, Pis, comprovante de residência, certidão de nascimento ou de casamento;
- Cópia do Título de Eleitor;
- Cópia da Certidão de Reservista (sexo masculino);
- Cópia da carteira de vacinação atualizada;
- Verificar se o funcionário é sindicalizado. Caso seja, pegar uma cópia da ficha associativa para poder efetuar o desconto sindical;
- Declaração de Opção para Vale Transporte indicando a quantidade de conduções;
- Acordo de compensação de horas para quem trabalha de 2ª a 6ª e folga no sábado e Domingo;
- Acordo de compensação de horas / Acordo de prorrogação de jornada;
- Declaração de Dependência para Fins de Salário família. (Para colaboradores com dependentes);
- Ficha de Salário Família para menores de 14 anos. (Para colaboradores com dependentes);
- Declaração de Dependência para Fins de Imposto de Renda;
- Certidão de nascimento dos filhos;
- Comprovante atualizado de vacinação para filhos até sete anos;
- Comprovante de matrícula escolar para filhos de 7 a 15 anos;
- Termos: aut. Para coleta, tratamento e compartilhamento de dados; aut. Para uso de imagem e voz; confidencialidade; ciência de proibições (p.ex. proibição de fumar);
- Recibos diversos: recibo de crachá, uniforme etc.
- Movimentações Funcionais, salariais, horários e outros, quando de qualquer alteração de contrato;
- Atestado médico admissional;
- Treinamentos admissional e periódico das NRs aplicados pelo técnico de segurança do trabalho (indicação da NR aplicável a categoria, conteúdo do treinamento, avaliação, certificado de participação;
- Ficha de EPI´s
- S. Ordem de Serviço (indicando todos os dados da empresa, empregado, riscos ocupacionais, EPI´s e EPCs necessários, precauções para a atividade, proibições, procedimento em caso de acidente do trabalho, termo de compromisso e assinatura das partes);
- Folha de Ponto ou Espelho de Ponto;
- Holerites;
- Recibos VT´s mês a mês;
- Recibos de VR (quando devidos);
- Férias – Avisos e Recibos de Férias;
- Atestado médico demissional / periódico/ alteração de função etc….
Cópia da CAT caso ocorra algum acidente de trabalho; - Cópia de decisões judiciais determinando algum tipo de desconto, como por exemplo, pensão alimentícia;
Obs1: Todos os documentos acima devem estar datados e assinados pelo funcionário.
- Dos Prontuários dos funcionários demitidos
- Carta de desligamento ou pedido de demissão
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho e Termo de quitação
- Levantamento ou extrato da Caixa Econômica com os valores do Fundo de Garantia depositados durante o vínculo – extrato analítico;
- Chaves do FGTS
- Guias para entrada do Seguro-desemprego com comprovante de entrega da via do funcionário.
- Comprovante de pagamento da rescisão
- GRFC
- Exame Médico Demissional
- Guia da GRFC paga
- Informe de rendimentos do ano da demissão
- Recibo de pagamento da rescisão
- Ficha ou livro de registro atualizada e assinada
Obs2. Todos os documentos acima devem estar datados e assinados pelo funcionário ou quando o documento não tiver campo para isso, formular um recibo.
